Jahresrückblick mit dem Jahresplaner: eine Anleitung

Der richtige Zeitpunkt

Ein Jahresrückblick, den Sie rein im Kopf führen, endet bei vagen Eindrücken. Ein Jahresrückblick vor einem beschriebenen Wandkalender endet bei Belegen. Und Belege lassen sich deutlich schlechter mit Optimismus wegdiskutieren als Erinnerungen.

Das beste Zeitfenster liegt zwischen dem 10. und dem 20. Dezember. Nach dem 20. sind die meisten mit Logistik beschäftigt, also mit Reisen, Familie und Essen, und der Rückblick wandert in den Januar. Dann stecken Sie aber bereits im neuen Jahr, und das alte fühlt sich weit weg an.

Planen Sie zwei bis drei Stunden ein. Kein Abend, an dem noch etwas anderes ansteht. Das ist die eine Planungssitzung im Jahr, bei der Tiefe wichtiger ist als Tempo. Nehmen Sie den Planer und ein Notizbuch, das Handy bleibt draußen. Wenn Sie mit Farbcodierung arbeiten, zahlt sich das jetzt aus: Sie sehen auf einen Blick, welcher Lebensbereich welche Phase dominiert hat, ohne jeden Eintrag lesen zu müssen.

Was lief gut, was nicht, was will ich anders

Drei Fragen tragen den gesamten Rückblick. Was lief gut: welche Phasen waren produktiv, welche Projekte kamen ans Ziel, wo waren Sie verlässlich da. Was lief nicht: welche Monate waren chaotisch, welche Vorhaben kamen nie in Gang, was haben Sie immer wieder verschoben. Was will ich anders: keine Wünsche, sondern konkrete Änderungen daran, wie die Zeit aufgeteilt ist.

James Clear veröffentlicht jedes Jahr einen Rückblick, der um eine einzige Frage kreist: Helfen mir meine Entscheidungen dabei, das Leben zu führen, das ich führen will? Chris Guillebeau stellt neben die konstruktive Kritik bewusst die Anerkennung dessen, was gelungen ist. In einem Punkt sind sich beide einig: Ehrlich wird ein Rückblick erst, wenn er auf einer Aufzeichnung des tatsächlichen Verlaufs beruht und nicht auf dem, was hängen geblieben ist.

Genau darin ist der Planer der Erinnerung überlegen. Erinnerung ist selektiv, sie behält die jüngste Vergangenheit und die emotional starken Momente. Der Planer hat alles. Die Woche mit sechs Terminen und null Ergebnis steht dort. Und die ruhige Oktoberstrecke, in der die beste Arbeit entstand, ebenfalls.

Schreiben Sie die drei Antworten ins Notizbuch, nicht auf den Planer. Der Planer ist der Beleg, das Notizbuch die Deutung. Behalten Sie beides.

Was der Planer zeigt und die Erinnerung nicht

Schauen Sie zuerst auf die Dichte. Welche Monate waren überladen, also jede Woche voll, Einträge, die über die Tagesfelder hinauslaufen, kaum ein freier Tag? Und welche hatten freien Raum, der nie genutzt wurde? Ein überladener Monat ist nicht automatisch ein produktiver. Meist ist es umgekehrt: Monate mit zu vielen Terminen sind Monate mit dünner Konzentration.

Betrachten Sie dann die Quartale als Einheiten. Fast jeder hat wiederkehrende Muster, die er nicht bewusst verfolgt: ein erstes Quartal, das immer langsam anläuft, ein Sommerloch, ein Endspurt im vierten Quartal. In der Jahresübersicht treten diese Muster deutlich hervor, Monat für Monat betrachtet dagegen nie. Wenn Ihr drittes Quartal verlässlich das stärkste ist, sollten Sie das wissen, bevor Sie die großen Projekte auf das nächste Jahr verteilen. Wie sich solche Muster lesen lassen, erklärt die Anleitung zur Jahresübersicht.

Suchen Sie zuletzt nach den Lücken. Zeit, die Sie nutzen wollten und nicht genutzt haben. Projekte, die zwei Wochen auftauchen und dann verschwinden. Regelmäßige Termine, die irgendwann aufhörten. Die Lücken sagen oft mehr als die vollen Wochen, denn sie zeigen genau dort hin, wo Erwartung und Wirklichkeit auseinandergegangen sind.

Erst die Fixpunkte, dann die Wünsche

Die meisten beginnen die Jahresplanung bei den Zielen: Was will ich erreichen, was will ich ändern? Das ist die falsche Reihenfolge. Beginnen Sie bei den Fixpunkten, also bei dem, was im Jahr bereits feststeht und sich nicht verschieben lässt.

Tragen Sie im neuen Planer zuerst das Feststehende ein: gebuchte Reisen, Schulferien, große Termine, die im Job längst gesetzt sind, wiederkehrende Verpflichtungen, die unabhängig von Ihren Plänen stattfinden. Bei den meisten Menschen belegen diese Fixpunkte mehr Wochen als gedacht. Was danach übrig bleibt, ist der nutzbare Raum.

Jetzt kommen die Ziele dazu. Aber als zugewiesene Zeit, nicht als Wunsch. Braucht ein großes Projekt drei Monate Umsetzung, suchen Sie im Planer drei Monate, die den Platz dafür haben. Gibt es sie nicht, wird entweder das Projekt kleiner oder etwas anderes fällt weg. Diese Übung macht aus Zielen Pläne, und sichtbar wird sie sofort nur in einer Jahresübersicht. Wie sich Ziele in Blöcke übersetzen lassen, beschreibt Langfristige Ziele mit dem Jahresplaner.

Alt und neu nebeneinander

Sobald der neue Planer mit Fixpunkten und zugewiesener Zeit teilweise gefüllt ist, hängen Sie ihn neben den alten. Dieser Blick auf beide zugleich ist der nützlichste Moment im ganzen Ablauf.

Sie sehen sofort, ob das neue Jahr wie eine Wiederholung des alten aussieht: dieselben dichten Phasen, dieselben Lücken, dieselben Muster. Wenn ja und der Rückblick hat genau das als Problem benannt, muss sich am Plan etwas ändern, bevor das Jahr beginnt, nicht erst mittendrin.

Die meisten führen diesen Rückblick im Kopf, weshalb der Vergleich nie wirklich stattfindet. Niemand hält zwölf Monate des alten Jahres präsent, während er das neue füllt. Zwei Blätter an der Wand machen den Vergleich real. Zehn Sekunden genügen, um zu sehen, ob das nächste Jahr ein überarbeiteter Plan ist oder nur eine Wiederholung.

Der Rückblick braucht einen benutzten Planer

Diese Methode setzt voraus, dass Sie den Planer das Jahr über benutzt haben. Nicht perfekt, aber regelmäßig genug, dass er abbildet, was tatsächlich passiert ist. Ein leerer Planer im Dezember gibt für einen Rückblick nichts her.

Ist der Planer dieses Jahres dünn beschrieben, lohnt der Rückblick trotzdem: Die fehlenden Einträge sind selbst eine Information. Ein Planer, den Sie benutzen wollten und dann nicht benutzt haben, sagt etwas darüber, wo es zwischen Vorsatz und Verhalten klemmt. Das sollten Sie klären, bevor Sie im nächsten Jahr dasselbe noch einmal aufbauen.

Die Lösung liegt fast immer in der Einrichtung, nicht in der Motivation. Den Planer dort aufzuhängen, wo Sie täglich wirklich hinschauen, also in der Küche, über dem Schreibtisch oder neben der Tür, wiegt schwerer als jeder Vorsatz. Ein Planer in der Schublade wird ignoriert. Einer an der Wand auf Augenhöhe wird benutzt. Platzierung, Format und die wöchentliche Routine, die den Planer aktuell hält, behandelt die vollständige Anleitung.